Tiếp nỗi chuỗi Hướng dẫn sử dụng App DMS Viettel của Website DMSOneViettel.com, trong bài viết này hướng dẫn quý khách đã sở hữu bản quyền DMS Viettel cách thêm khách hàng mới App DMS, thêm người dùng hay user mới. Hướng dẫn này áp dụng cho giao diện phiên bản điện thoại của DMS Viettel. Trong quá trình sử dụng, quý khách có bất cứ thao tác trục trặc nào có thể liên lạc chuyên viên hướng dẫn DMS qua Hotline 0979 288 617 hoặc Email cuongnd16@viettel.com.vn để được hỗ trợ. Quý khách có nhu cầu mua bản quyền hoặc cung cấp Acc dùng thử sản phẩm cũng có thể liên lạc Hotline trên miễn phí.
Phí khởi tạo tài khoản cho doanh nghiệp 1 lần: 2.000.000 VNĐ Giá trên chưa bao gồm giá thiết bị (Smartphone, Tablet) và phí dịch vụ 4G
Phí sử dụng theo số lượng User sử dụng
| Gói cước | 3 tháng | 6 tháng | 1 năm |
| Giá / 1 User | 450.000 đ | 780.000 đ | 1.200.000 đ |
| Tiết kiệm | 13% | 33% | |
Zalo / Hotline đăng ký toàn quốc: 0979 288 617
1. Tại sao phải tạo khách hàng mới Viettel DMS Mobile
Đối với phiên bản DMSLite xem Video sau dành cho máy tính bảng, iPad:
Trong hoạt động phân phối, dữ liệu khách hàng không chỉ bao gồm tên cửa hàng và số điện thoại. Một hồ sơ khách hàng còn có thể liên quan đến địa chỉ bán hàng, địa chỉ giao hàng, thông tin phân loại, phương thức thanh toán, tuyến bán hàng và trạng thái phê duyệt. Vì vậy, việc tạo khách hàng mới trên Viettel DMS Mobile cần được thực hiện chính xác ngay từ đầu để dữ liệu có thể tiếp tục sử dụng cho hoạt động ghé thăm, đặt đơn, giao hàng và quản lý điểm bán. Ứng dụng Viettel DMS Mobile cho phép nhân viên thị trường tạo hồ sơ khách hàng ngay trên điện thoại trong quá trình làm việc ngoài thị trường. Sau khi nhập các thông tin cần thiết và lưu hồ sơ, khách hàng mới sẽ được chuyển sang quy trình quản lý và phê duyệt theo cấu hình của doanh nghiệp.
Về nguyên tắc nghiệp vụ, một khách hàng vừa được nhân viên tạo trên ứng dụng chưa đồng nghĩa với việc hồ sơ đã hoàn tất toàn bộ quy trình quản lý. Nội dung đào tạo thể hiện luồng cơ bản từ tạo khách hàng mới, chuyển hồ sơ sang bước phê duyệt và sau đó đưa khách hàng vào trạng thái hoạt động phù hợp.
2. Cách tạo khách hàng mới trên Viettel DMS Mobile từ danh sách khách hàng
Bước 1: Mở danh sách khách hàng trên Viettel DMS Mobile
Nhân viên truy cập khu vực quản lý khách hàng trên ứng dụng. Tại màn hình quản lý khách hàng mới hoặc danh sách khách hàng tương ứng với tài khoản đang sử dụng, hệ thống hiển thị các điểm bán thuộc phạm vi phụ trách.
Giao diện hướng dẫn tạo khách hàng mới trên ứng dụng Viettel DMS Mobile.
Quy trình tạo, phê duyệt và quản lý khách hàng mới trên Viettel DMS.
Người dùng nên kiểm tra danh sách hiện có trước khi tạo thêm hồ sơ. Việc này giúp hạn chế trường hợp một cửa hàng đã tồn tại trên hệ thống nhưng được nhân viên nhập lại bằng cách viết tên khác.
Bước 2: Chọn chức năng tạo khách hàng mới
Tại danh sách khách hàng, chọn biểu tượng thêm mới để mở màn hình Tạo khách hàng mới. Ứng dụng hiển thị biểu mẫu gồm nhiều nhóm thông tin. Một số trường có dấu sao là dữ liệu cần được khai báo trước khi lưu.
Không nên nhập dữ liệu theo cách chỉ điền đủ trường để hệ thống cho phép lưu. Hồ sơ khách hàng càng rõ ràng thì việc phân tuyến, ghé thăm, giao hàng và báo cáo sau này càng thuận tiện.
Bước 3: Nhập thông tin chung của khách hàng mới
Nhóm thông tin đầu tiên gồm các dữ liệu nhận diện cơ bản của điểm bán. Giao diện có thể bao gồm đơn vị quản lý, tên khách hàng, số điện thoại, ngày mở và các dữ liệu liên quan theo cấu hình hệ thống.
| Trường dữ liệu | Nội dung khai báo | Lưu ý khi nhập |
|---|---|---|
| Đơn vị | Đơn vị hoặc bộ phận phụ trách khách hàng. | Kiểm tra đúng đơn vị trước khi lưu để tránh sai phạm vi quản lý. |
| Tên khách hàng | Tên cửa hàng, đại lý, doanh nghiệp hoặc điểm bán. | Nên sử dụng tên giúp nhận diện rõ điểm bán ngoài thị trường. |
| Số điện thoại | Số điện thoại liên hệ của khách hàng. | Kiểm tra kỹ số điện thoại trước khi lưu. |
| Ngày mở | Ngày bắt đầu ghi nhận khách hàng theo nghiệp vụ. | Chọn ngày phù hợp với quy định dữ liệu của doanh nghiệp. |
Bước 4: Bổ sung thông tin mở rộng của khách hàng trên Viettel DMS
Khi mở phần thông tin bổ sung, ứng dụng cho phép khai báo thêm các dữ liệu phục vụ quản lý chi tiết. Các trường có thể liên quan đến thanh toán, ngân hàng, thuế, định danh và thông tin liên hệ của khách hàng.
| Nhóm thông tin | Dữ liệu có thể khai báo | Mục đích sử dụng |
|---|---|---|
| Thông tin bán hàng | Phương thức thanh toán | Phục vụ quy trình giao dịch và quản lý bán hàng. |
| Thông tin ngân hàng | Số tài khoản, ngân hàng, chủ tài khoản | Bổ sung hồ sơ thanh toán khi doanh nghiệp có nhu cầu quản lý. |
| Thông tin thuế | Mã số thuế | Hỗ trợ quản lý dữ liệu khách hàng doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh. |
| Thông tin định danh | CMND/CCCD, ngày cấp, nơi cấp | Sử dụng khi quy trình doanh nghiệp yêu cầu thông tin nhận diện. |
| Thông tin liên hệ | Phục vụ liên hệ và quản lý dữ liệu khách hàng. | |
| Thông tin cá nhân | Ngày sinh | Sử dụng khi mô hình quản lý khách hàng cần lưu dữ liệu này. |
Không phải mọi doanh nghiệp đều sử dụng toàn bộ các trường dữ liệu theo cùng một cách. Viettel DMS có thể được cấu hình theo ngành hàng, mô hình vận hành và quy trình quản lý của từng đơn vị.
Bước 5: Phân loại khách hàng mới trên Viettel DMS Mobile
Sau phần thông tin chung là khu vực phân loại khách hàng. Đây là dữ liệu hữu ích đối với doanh nghiệp có mạng lưới đại lý, nhà phân phối hoặc nhiều nhóm điểm bán.
| Loại nhóm | Ví dụ thuộc tính | Ý nghĩa quản lý |
|---|---|---|
| Quy mô khách hàng | Đại lý cấp 2 | Phân nhóm điểm bán theo quy mô hoặc cấp đại lý. |
| Loại khách hàng | KH VIP | Phân nhóm khách hàng theo tiêu chí kinh doanh của doanh nghiệp. |
Một khách hàng có thể được mô tả theo nhiều chiều dữ liệu tùy theo cách hệ thống được cấu hình. Khi thông tin phân loại chính xác, doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc lọc khách hàng, triển khai chính sách thương mại và tổng hợp báo cáo.
Bước 6: Thêm địa chỉ cho khách hàng mới trên Viettel DMS Mobile
Thông tin địa chỉ là một phần quan trọng của hồ sơ khách hàng. Người dùng mở chức năng thêm hoặc chỉnh sửa địa chỉ để khai báo vị trí của điểm bán.
| Thông tin địa chỉ | Cách khai báo |
|---|---|
| Số nhà/Thôn/Xóm | Nhập thông tin vị trí chi tiết của điểm bán. |
| Đường | Nhập tên đường hoặc tuyến đường theo địa chỉ thực tế. |
| Tỉnh/Thành phố | Chọn địa phương phù hợp trong danh sách. |
| Quận/Huyện | Chọn khu vực tương ứng. |
| Phường/Xã | Chọn đơn vị hành chính theo dữ liệu hệ thống. |
3. Cách xác định vị trí và địa chỉ khách hàng trên Viettel DMS Mobile
Địa chỉ khách hàng trên hệ thống DMS không nên chỉ được xem như một dòng văn bản. Đối với lực lượng bán hàng ngoài thị trường, vị trí thực tế của điểm bán có ảnh hưởng đến hoạt động ghé thăm, quản lý tuyến và giao nhận.
Người dùng cần kiểm tra vị trí thực tế của điểm bán trước khi hoàn tất hồ sơ. Nếu dữ liệu vị trí không chính xác, nhân viên phụ trách tuyến hoặc bộ phận giao nhận có thể gặp khó khăn khi tìm khách hàng.
4. Cách chỉnh sửa khách hàng mới trên Viettel DMS Mobile
Sau khi tạo hồ sơ, nhân viên có thể cần kiểm tra hoặc cập nhật thông tin nếu phát hiện số điện thoại, địa chỉ, phân loại hoặc một trường dữ liệu chưa chính xác.
Bước 1: Tìm khách hàng mới cần chỉnh sửa
Mở danh sách khách hàng và tìm điểm bán cần cập nhật. Người dùng có thể sử dụng chức năng tìm kiếm hoặc các công cụ lọc của ứng dụng để thu hẹp danh sách.
Bước 2: Mở chi tiết hồ sơ khách hàng mới
Chọn khách hàng để mở màn hình chi tiết. Tại đây hệ thống hiển thị các nhóm dữ liệu đã khai báo, bao gồm thông tin chung, phân loại và địa chỉ.
Bước 3: Cập nhật thông tin và lưu lại hồ sơ
Thay đổi các trường cần chỉnh sửa rồi chọn Lưu. Đối với các dữ liệu chịu quy trình phê duyệt, trạng thái sau khi chỉnh sửa có thể phụ thuộc vào cấu hình và phân quyền của doanh nghiệp.
5. Cách đặt hàng cho khách hàng mới trên Viettel DMS khi chưa được duyệt
Một tình huống nghiệp vụ đáng chú ý là việc nhân viên cần đặt hàng cho khách hàng vừa mới được tạo trong khi hồ sơ vẫn đang chờ bước phê duyệt.
Theo quy trình minh họa, sau khi tạo khách hàng thành công, nhân viên có thể tiếp tục vào chức năng Ghé thăm, thực hiện check-in và thao tác đặt hàng. Tuy nhiên, cần phân biệt giữa việc tạo đơn và việc hoàn tất toàn bộ quy trình xử lý đơn để giao hàng.
6. Câu hỏi thường gặp về tạo khách hàng mới trên Viettel DMS Mobile
1. Tạo khách hàng mới trên Viettel DMS Mobile ở đâu?
Người dùng truy cập khu vực quản lý khách hàng trên ứng dụng, mở danh sách khách hàng và chọn chức năng thêm mới để mở biểu mẫu tạo khách hàng.
2. Tạo khách hàng mới xong có hoạt động ngay không?
Khách hàng mới có thể cần trải qua quy trình phê duyệt theo cấu hình của doanh nghiệp trước khi hoàn tất trạng thái hoạt động.
3. Ai duyệt khách hàng mới trên Viettel DMS?
Hồ sơ được chuyển đến người dùng hoặc cấp quản lý có quyền phê duyệt theo quy trình doanh nghiệp đã thiết lập.
4. Có thể đặt hàng khi khách hàng mới chưa được duyệt không?
Theo quy trình minh họa, nhân viên có thể tiếp tục thao tác ghé thăm, check-in và tạo đơn. Các bước xử lý tiếp theo vẫn phụ thuộc vào trạng thái phê duyệt và cấu hình nghiệp vụ.
5. Viettel DMS Mobile có lưu số điện thoại khách hàng không?
Có. Số điện thoại là một trong các dữ liệu nhận diện và liên hệ của khách hàng.
6. Có thể nhập mã số thuế cho khách hàng trên Viettel DMS không?
Hệ thống có thể hỗ trợ trường mã số thuế trong nhóm thông tin mở rộng theo cấu hình triển khai.
7. Viettel DMS có lưu CMND hoặc CCCD khách hàng không?
Biểu mẫu có thể bao gồm dữ liệu định danh như CMND/CCCD, ngày cấp và nơi cấp khi nghiệp vụ yêu cầu.
8. Có thể nhập email khách hàng trên Viettel DMS Mobile không?
Có thể khai báo email trong nhóm thông tin liên hệ khi trường dữ liệu này được cấu hình.
9. Có thể phân loại khách hàng theo cấp đại lý không?
Có thể nếu hệ thống đã được thiết lập nhóm phân loại phù hợp với mô hình phân phối của doanh nghiệp.
10. Có thể gắn khách hàng vào nhóm VIP không?
Có thể khi doanh nghiệp đã cấu hình thuộc tính phân loại tương ứng trên hệ thống DMS.
11. Một khách hàng có thể có nhiều thông tin phân loại không?
Hệ thống có thể hỗ trợ nhiều nhóm thuộc tính để doanh nghiệp phân loại khách hàng theo các tiêu chí khác nhau.
12. Viettel DMS phân biệt địa chỉ văn phòng và địa chỉ giao hàng không?
Quy trình minh họa có các loại địa chỉ như văn phòng, hóa đơn và giao hàng.
13. Một địa chỉ có thể dùng cho nhiều mục đích không?
Việc sử dụng một địa chỉ cho một hay nhiều nghiệp vụ phụ thuộc vào cách doanh nghiệp cấu hình và dữ liệu thực tế của khách hàng.
14. Có thể chỉnh sửa địa chỉ khách hàng sau khi tạo không?
Có chức năng chỉnh sửa thông tin địa chỉ trong hồ sơ khách hàng.
15. Vì sao khách hàng vừa tạo chưa xuất hiện ở trạng thái hoạt động?
Hồ sơ có thể vẫn đang trong quy trình kiểm tra hoặc chờ phê duyệt.
16. Có nên tạo lại khách hàng nếu chưa thấy trong danh sách hoạt động không?
Không nên tạo lại ngay. Cần kiểm tra khách hàng mới và trạng thái phê duyệt trước để tránh tạo dữ liệu trùng lặp.
17. Tại sao giao diện Viettel DMS của doanh nghiệp khác hình hướng dẫn?
Quyền tài khoản, phiên bản triển khai và cấu hình nghiệp vụ có thể khác nhau giữa từng doanh nghiệp.
18. Viettel DMS Mobile phù hợp với doanh nghiệp nào?
Giải pháp phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu quản lý hệ thống phân phối, lực lượng bán hàng, điểm bán, khách hàng, đơn hàng và các nghiệp vụ liên quan trên một hệ thống quản lý tập trung.
